Opbouw van een personeelsdossier: nu moet het echt!

Regels rondom de opbouw van een personeelsdossier aangescherpt in de WWZ

WWZ-blogs-1

Met de inwerkingtreding van het tweede deel van de WWZ (per 1 juli 2015) is het ontslagrecht ingrijpend gewijzigd. Mede als gevolg hiervan is de volledigheid en opbouw van een personeelsdossier steeds belangrijker geworden. Maar waarom dan? En hoe zorg je voor een goed dossier?

In een personeelsdossier leg je allerlei zaken vast. Dit kunnen bijvoorbeeld de gebruikelijke (persoons)gegevens en beoordelingsverslagen zijn. Zolang alles koek en ei is tussen jou en je werknemer wordt het dossier vaak niet zo snel gevuld. Bij een werknemer die problemen veroorzaakt heeft een dossier een waarschijnlijk minder positieve insteek. Maar bij beide geldt; leg de voorvallen en maatregelen duidelijk vast.

Zonder dossier geen ontslag

Voorheen ging je met een onvolledig of lastig dossier naar de kantonrechter met het verzoek de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Als een rechter het dossier onvoldoende vond, maar wel inzag dat verdere voortzetting niet vruchtbaar was, ontbond hij de arbeidsovereenkomst en kende hij aan de werknemer een wat hogere vergoeding toe. Deze mogelijkheid heeft de kantonrechter niet meer onder de WWZ. Nu zijn er slechts een beperkt aantal in de wet voorgeschreven ontslaggronden (lees de blog 'Ontslagrecht 2.0: de nieuwe spelregels 2015') en als het dossier niet voldoende is, kan de rechter niet meer overgaan tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Kortom: een slecht en onvolledig dossier betekent geen ontslag!

Wat vastleggen?

Stel jouw werknemer komt gemaakte afspraken niet na of zorgt regelmatig voor problemen op de werkvloer. De voorvallen zijn nooit ernstig genoeg voor een ontslag op staande voet. Je doet er dan slim aan om al de kleine voorvallen en de door jou genomen sancties vast te leggen in het dossier. Mocht je op termijn over willen gaan tot ontslag, dan heb je het dossier nodig.

Ontslag hoeft echter lang niet altijd het doel te zijn van een personeelsdossier. Er kunnen bijvoorbeeld ook verbetertrajecten in worden bijgehouden. Om een werknemer langdurig inzetbaar te houden voor jouw bedrijf mag je jouw werknemer ergens op aanspreken en hem bijsturen. Hierbij worden vaak afspraken gemaakt. Leg deze helder en duidelijk vast. Spreek ook af wanneer de afspraken geëvalueerd worden. Wat is er wel gelukt, wat niet? Waarom is dit niet gelukt? Hoe kan dit alsnog bereikt worden? Vastleggen biedt duidelijkheid voor iedereen.

Hoe vastleggen?

Vastleggen kan door de werknemer een – het liefst aangetekende – brief te sturen met een beschrijving van het voorval. Of door het opstellen van een gespreksverslag. Wees eerlijk en draai er niet om heen.

Laat bij voorkeur jouw werknemer tekenen voor akkoord en/of ontvangst van de brief of het verslag. Noteer gemaakte afspraken duidelijk en voeg deze toe aan het dossier. Zorg er voor dat de maatregelen die je neemt passend zijn. Denk hierbij aan een officiële waarschuwing, een schorsing, een loonopschorting of loonstop en leg de reeds genomen maatregelen ook vast.

31 juli 2015