Iedere verandering begint bij jezelf

…en in samenwerking wordt het een succes

stop-domino-effect

Soms geeft de zomer een onverwachte, warme toegift in het najaar. Vorige maand kregen we zo’n cadeautje van de weergoden. Ideale omstandigheden voor een Indian Summer Night op 27 oktober. Tijdens dit evenement praatten de collega’s van Bol Adviseurs elkaar bij in Tipi-tenten en bij het kampvuur. Centraal stond elkaar inspireren en het delen van de voortgang van onze strategische werkgroepen (voor meer hierover verwijs ik naar het blog  Een goeie strategie maak je niet in je eentje).

Eerlijk gezegd zit ik persoonlijk echt niet te wachten op indianenverhalen en rooksignalen. Toch moet ik toegeven: het was boven verwachting leuk! Ik vond mijn collega’s zelfs verrassend creatief en origineel!

Geen ontkomen aan

De betrokkenheid bij onze interne strategie-ontwikkeling is groot. Sterker nog: er is eigenlijk geen kans om níet betrokken te raken. Dit geldt voor iedereen in de werkgroepen, maar ook voor de collega’s die eerder de keuze maakten om daarin niet direct plaats te nemen. Dit is precies de flow die we in mijn eigen werkgroep, Multidisciplinair Werken, willen bereiken.

Multidisciplinaire samenwerking is een belangrijk thema binnen Bol Adviseurs. Gelukkig niet omdat het hiermee zo slecht gesteld is, maar omdat het van grote invloed is op de kwaliteit van onze dienstverlening. Waarschijnlijk herkenbaar voor veel dienstverlenende organisaties. Communicatie en informatie zijn hierin sleutelbegrippen, waarin altijd ruimte voor verbetering blijft.

Pijnlijk

Stel, een klant belt mij en geeft aan dat hij en zijn vrouw van elkaar gaan scheiden. Ik ga direct één en ander voorbereiden voor mijn volgende afspraak met hem. Ik vergeet echter om deze info centraal te melden. In alle drukte is dat niet ondenkbeeldig. Maar zo’n onschuldige nalatigheid, kan echt vervelende consequenties hebben. Bijvoorbeeld wanneer onze receptioniste een week later nietsvermoedend naar deze klant een bloemetje stuurt met daaraan een kaartje ‘Proficiat met jullie 25-jarig huwelijk!’. Pijnlijk…

Dit fictieve voorbeeld laat zien waarom onderlinge samenwerking, tussen álle collega’s, essentieel is. Zeker ook omdat we binnen Bol zoveel waarde hechten aan persoonlijk contact.

Mindset

Binnen Bol werken meerdere collega’s op verschillende afdelingen voor eenzelfde klant. Juist het contact over de afdelingsgrenzen heen, vereist een structuur en een cultuur die nadrukkelijk uitnodigt om te delen. Zodat je er eigenlijk niet omheen kunt om informatie en kennis te delen. Enerzijds vraagt dat om een goede inrichting van de werkprocessen. Anderzijds gaat het vooral ook om een mindset: elkaar wíllen informeren.

Persoonlijk vind ik daarom ook dat de werkgroep Multidisciplinair Sámenwerken zou mogen heten in plaats van Multidisciplinair Werken. Uiteindelijk gaat het namelijk over verbinding en communicatie. Intern met collega’s en extern met klanten.

Van ‘ik’ naar ‘wij’

De grote vraag is: hoe beweeg je medewerkers ertoe dat ze de verbinding en het contact met elkaar ook daadwerkelijk zoeken? Dit vraagt om cultuurverandering. Dat zie ik als grootste hobbel. Hiervoor moeten we in mijn ogen elkaar het succes gunnen en zelf verantwoordelijkheden durven te nemen. Ook als iets buiten je eigen takenpakket valt. Samen leveren we een dienst namens onze Bol-organisatie. Dat betekent dat ik mezelf soms wat moet wegcijferen ten gunste van een collega. Op andere momenten krijg ik juist het podium waarop ik dan zelf kan stralen als expert.

Overigens zie ik dat dit thema in de hele maatschappij speelt. ‘Ik versus jij’ staat tegenover een ‘wij’-benadering. In een bedrijfsomgeving gaat het om de mind shift van ‘mijn klant of jouw klant’ naar ‘ónze klant’.

Bijvangst

De bottom-up aanpak met werkgroepen heeft in de praktijk overigens nu al geleid tot een andere manier van samenwerken tussen collega’s van verschillende afdelingen. Dat is al geweldig mooie bijvangst!

In december ontvangt de directie van ons verschillende aanbevelingen over Multidisciplinair Werken. Zij worden vast net zo enthousiast  over onze plannen als wijzelf. En over die van de andere werkgroepen. De afgelopen maanden bleek binnen Bol duidelijk hoe graag we onszelf willen verbeteren. Dat belooft nog veel moois voor de toekomst. Dát is zeker geen indianenverhaal!

27 november 2017
Han Peelen

Door Han Peelen