Hoe Business Intelligence Bureau Vet heeft geholpen aan meer inzicht in data en meer grip op het bedrijf

Casestudy

Erik Verpoort, eigenaar van Bureau Vet, maakt sinds 2018 gebruik van de Business Intelligence-dienstverlening van Bol Adviseurs. Zijn vraagstuk? Meer inzicht. In deze case study lichten we toe hoe dit traject is verlopen en hoe BI hem heeft geholpen om slimmer te kunnen ondernemen.

Van jaarrekening naar Business Intelligence

Bol verzorgt al enkele jaren de accountancy dienstverlening voor Bureau Vet. Naast het opstellen van de jaarrekening heeft er een professionalisering van de boekhouding en loonadministratie plaatsgevonden. Ook neemt Erik deel aan onze Short Track Ondernemerschap, waarin ondernemers geholpen worden bij vraagstukken op het gebied van Strategie en Visie en Financieel Management. Sinds kort is Business Intelligence een onmisbare schakel in de groei van Bureau Vet geworden.

“Bol Adviseurs is niet alleen mijn accountant, Bol is écht mijn adviseur. Ze durven kritisch te zijn en helpen mij daardoor betere beslissingen te nemen.”

Bureau Vet

Bureau Vet is een web- en online marketingbureau dat klanten helpt om zoveel mogelijk rendement uit hun marketinginvestering te halen met een duurzame en slimme werkwijze. Hierbij ligt de focus op Business To Business bedrijven in de zakelijke dienstverlening, technologie en maakindustrie.

Inzicht, maar dan écht

Erik’s concrete vraag aan Bol was: ‘Om te groeien en beter te worden is inzicht cruciaal’. Natuurlijk was er het standaard ‘omzet-kosten-resultaat-overzicht’, maar voor Erik was dit niet genoeg. Wat is het rendement per project, per medewerker, per omzetgroep/dienst en waar is bijsturing nodig? Sinds het inzetten van Business Intelligence is er weer grip ontstaan. Er kan nu aan- en bijgestuurd worden op basis van data, niet op basis van vermoedens. Onderbuikgevoelens kunnen nu bevestigd worden met harde cijfers en de financiële impact is concreet zichtbaar.

Erik: “Ik had een eigen mening over de manier waarop ik mijn data inzichtelijk wilde hebben. Bol heeft me echter laten zien dat het ook anders kan en heeft me hier ook echt van overtuigd. Bol Adviseurs heeft me anders leren denken, waardoor ik veel meer uit mijn bedrijf kan halen. Niet alleen rendement, maar ook structuur, professionaliteit en bovenal succes bij onze klanten. Want ook bij het uiteindelijke succes bij onze klanten speelt een goede structuur een rol.”

“De mensen van Bol Adviseurs hebben mij anders leren denken en durfden mij hier ook van te overtuigen.”

Efficiënter werken

BI geeft voor Bureau Vet veel meer inzicht dan alleen omzet, kosten en resultaat. Zo kan bijvoorbeeld veel beter worden bepaald of en wanneer het team uitgebreid moet worden. Als het ‘te’ druk is, wil dit lang niet altijd zeggen dat er te weinig capaciteit is. Efficiency op basis van inzicht is hierin een belangrijk onderdeel. Het geeft antwoord op de vraag: houden we ons met de juiste dingen bezig?

Het BI-traject bij Bureau Vet

Voordat BI voor Bureau Vet daadwerkelijk ingezet kon worden, zijn er een aantal stappen doorlopen:

  1. Tijdens een uitgebreide inventarisatie werden de precieze wensen in kaart gebracht.
  2. Vervolgens werd de data uit de verschillende systemen gericht op projecten en urenregistratie en de financiële administratie.
  3. Na een aantal voorbeeld dashboards werd, in samenspraak met Erik, de definitieve managementrapportage opgesteld.
  4. De inzichten uit de BI rapportages werden gekoppeld aan de dashboards van Exact Online, zodat de data te allen tijde te analyseren is.
  5. Bij de definitieve oplevering werden de eerste managementrapportages besproken en werd bepaald in welke frequentie er tussentijds overleg plaatsvindt.

Tijdens kwartaalsessies worden nu alle managementrapportages doorgenomen. Business Intelligence is hierbij niet het eindpunt, maar eigenlijk pas het begin. Op basis van de BI-data geven wij adviezen en tips om de onderneming continu te verbeteren. Erik: “Daar levert Bol écht de meerwaarde.”

Meer dan alleen een adviseur

Erik neemt als ondernemer ook deel aan onze Short Track Ondernemerschap. In 8 trainingssessies wordt Erik voorbereid op de uitdagingen van morgen. Het hebben van meer inzicht sluit hier feilloos op aan. De getallen op papier bieden de juiste handvaten tijdens de trainingssessies. Daar breng je feitelijk alles in de praktijk. “Bol Adviseurs is niet alleen mijn accountant, maar vooral mijn adviseur. Ze durven kritisch te zijn op mijn data en adviseren me in bedrijfskeuzes.”

Wat begon met een jaarrekening is uitgegroeid tot een hechte samenwerking met als doel het verder optimaliseren en professionaliseren van Bureau Vet. Hierdoor kan Bureau Vet nog beter presteren en kan het succes van hun klanten altijd voorop blijven staan.

Benieuwd hoe wij jou kunnen helpen met meer inzicht in je data en grip op je bedrijf?

Vraag de gratis BI Quickscan aan »

16 mei 2019

Themas it BI

New call-to-action